일본의 도장 문화가 답답해(2)
일본의 도장 문화가 답답해(2)
속속 진출한 외자의 '전자 서명' 비즈니스
일본 기업 중에서 전자 서명 시스템을 도입한 회사 수는 극히 일부이며, 아직도 적은 상태이다. 예를 들어 세계 200 개국에서 66만 건의 고객을 보유한 미국의 전자 서명 서비스를 제공하는 '도큐 사인'은 2015 년 일본 시장에 진출하였으나, 아직 일본에서는 알려져 있지 않다. 일본 기업의 특성에 맞게 전자 인증할 때 일반적으로 '필기 싸인'에 더하여 '도장'의 이미지를 붙이는 시스템까지 만들어 전자 서명 시스템을 보급하기 위해 노력하고 있다.
일본 기업의 경우, 기업의 의사 결정 프로세스 중에도 '품의서' 등 서명이 아니라 '도장'을 찍는 습관이 있지만, 내부 품의서를 각 부서에 보낼 때는, 도장의 이미지가 함께 딸려 전송된다면 이제까지 유지해 오던 것과 같은 스타일로 회람이 가능하게 될지도 모른다.
또한 PDF 파일로 유명한 미국의 '어도비'는 '문서 관리 설루션' 서비스를 통해 전자 서명 서비스 'Adobe 사인'을 제공하고 있다.
또한 일본에서는 많은 비용이 들어가는 전자 인증 서비스를 이용료를 무료로 제공하는 'e-sign'을 제공하는 것은 에스토니아와 일본에 거점을 운영하고 있는 '블록 하이브'이다.
덧붙여서, 전자 상거래 서비스 제공 업체는 일본 국내 기업중에서도 세이코 솔루션즈(간단한 전자계약)와 GMO 클라우드(GMO 전자 인감 Agree ), 소프트 뱅크 계열의 SB C & S(사인 스냅 원) 등이 제공하고 있다.
종이 및 도장의 폐지를 어떻게 실현시켜 나갈 것인가인데, 우선 총무성이 진행하고 있는 기술에는 다음과 같은 것이 있다. 행정은 물론 민간 기업이 추진하는 사내의 전자화, 디지털화를 원활히 할 것으로 기대되고 있다.
● 타임 스탬프 ...... 전자 문서에 타각 하는 기술. 어떤 전자 데이터가 그 시간 이후에 변경되지 않았음을 증명하는 전자 인증
기술이다. 특허권 등의 소송에 대해 유효 함과 동시에, 회사의 공정 확인 시 인증 제도로 사용된다.
총무성은 2021 년에 타임스탬프 사업자를 인증 개시할 예정이다.
● e seal ...... 청구서 및 영수증 등에 부여하는 '전자적인 사(社)인'이라고 생각하면 된다. 2022 년도에 도입 예정이었지만,
타임스탬프와 마찬가지로 대폭 앞당겨 적용을 예정하고 있다. 해외에서는 이미 유럽 연합 (EU)이 인증 서비스
제공 기업을 180 개 정도 회사(2019 년 10 월)를 인증하고 본격적인 적용을 시작하고 있다.
어찌 되었든 일본의 현재는 행정이 대부분 디지털화되어 있지 않기 때문에, 인감이 찍혀있는 서류의 증명서가 넘쳐나고 있다.
왜 paper-less화가 진행되지 않을까? 일본 종합 연구소의 '오피니언 원격 근무를 저해하는 서류/인감 문화로부터의 탈피 (2020 년 5 월 15 일)'에 따르면, '서류/인감 문화로부터의 탈피'를 실현하기 위해서는,
① 사내 의식 · 기업 문화 개혁
② 문서화를 전제로 한 업무 프로세스 설계
③ 문서화를 지원하는 규칙 정비
④ 시스템 정비
이렇게 4 가지가 필요하다고 한다.
기업으로서는 필수 불가결한 선택
돈도 들고, 시간도 걸릴 것 같지만 일본 정부와 기업에게는 '필수 불가결한 선택'일지도 모른다.
그러나, 정부가 움직이면 국내 기업들도 함께 변화 할 것이라고 생각하는 것은 큰 오산일지도 모른다.
20 년 동안 적용하지 못했던 행정의 디지털화를 기다리기만 하고 있어서는, 일본 기업은 점점 더 세계의 추세를 따라잡지 못하고 뒤쳐지게 된다. 본래 전자서명의 움직임은 서 계적으로 보아도 이제 막 시작한 단계라고 볼 수 있다. 미국의 조사회사인 markets and markets에 따르면, 전자서명의 시계 시장은 2023년까지 55억 달러(약 5,900억 엔) 가지만, 전자서명 세계 최대 회사인 '도큐 사인'은 잠재적인 시장은 250억 달러(약 2조 7,000억 엔)가 숨어있다고 보고 있다.
그에 비해, 일본시장은 2022년에 117억 엔(ITR 조사) 밖에 없다.
미국에서도 사인을 필요로 하는 업무 중, 전자서명의 이용률은 10%에 지나지 않는다고 전해진다.
'종이서류와 도장'을 어떻게 폐지시켜 나갈 것인가. 폐지를 위해서는 행정의 방대한 절차를 수반하는 문서주의의 폐지를 어떻게 실현시킬 것인가에 달려있을지도 모른다. 수직형 행정조직을 폐지하고, 압도적으로 부족한 IT인재를 어떻게 확보하여 나갈 것인지에 달려있다.
한때 민주당 정권이 수직적 행정에 메스를 들이대려고 하다가 굉장한 반격을 받았던 것을 고려하면, 그 실현은 매우 어려울 것으로 보인다. 단, 다행히도 아베 정권은 정부부처의 수장에 대한 인사권을 내각이 틀어쥐는 것에 성공한 정권이다. 마음먹고 경제산업성의 수장을 환경청의 수장으로, 문부과학성의 수장을 재무성으로 발령 내는 등, 기상천외하며 대담한 인사가 이루어지는 것이 효과가 있을지도 모른다. 선발된 인재가 진정으로 우수하다면, 업무도 수월하게 추진될 수 있겠으나 적어도 내각은 수상관저에서의 지시에는 순응할 것으로 보인다.
민간기업은, 행정의 변혁을 기다리고 있을 정도의 여유가 없다. 구시대적인 가치관과 문화를 고수하고 있어서는 코로나 바이러스가 덮치고 간 사회에서 더 이상 존재할 수 없게 될지도 모른다.
간단한 회식 영수증 정산부터, 큰 투자를 위한 사내 품의 회람까지.
일본의 행정기관과 각 기업에서 고수하여오던 영수증 첨부 / 날인 문화가 어떠한 난관을 헤쳐나가게 될지 추이를
지켜보는 것도 시대의 변화를 체감할 수 있는 좋은 사례가 될 수 있기를 바란다.